Prestação de contas da vaquinha: como fazer, com modelo

Quem doa quer saber se a ajuda chegou. A prestação de contas da vaquinha responde a essa pergunta e protege você: se alguém duvidar, os comprovantes estão publicados. Ela também mantém a vaquinha viva, porque cada atualização é um novo motivo para compartilhar.

Quando publicar atualizações na vaquinha?

Publique a cada etapa importante e, se nada mudar, pelo menos uma vez por semana enquanto a vaquinha estiver recebendo. Um calendário simples:

O que mostrar na prestação de contas da vaquinha?

Mostre quatro coisas: entrada, saída, comprovante e resultado. Sem uma delas, a conta fica incompleta.

1. Quanto entrou. O total recebido, já descontada a taxa da plataforma. Explique a diferença entre o total arrecadado e o que chegou à sua conta.
2. Quanto saiu e em quê. Uma linha por gasto: data, descrição, valor.
3. O comprovante de cada gasto. Nota fiscal, recibo, boleto pago ou comprovante de transferência para o fornecedor.
4. O resultado. Foto da compra, do animal tratado, da obra pronta, da pessoa em casa.

Na VaquinhaJá, o organizador recebe cada doação já com a taxa descontada (proposta para o lançamento: 4,9% + R$ 0,49 por doação). Numa doação de R$ 100, entram R$ 94,61. Some o que chegou à sua conta e use esse número como "total recebido". Os exemplos estão em taxas.

Modelo de prestação de contas para copiar

Use este resumo no fim da vaquinha. Ele cabe numa atualização e numa mensagem de WhatsApp.

Se a vaquinha teve muitos gastos, faça a lista numa planilha simples com as colunas data, descrição, valor e comprovante. Publique uma foto da planilha e mantenha o arquivo guardado.

Como escrever uma boa atualização da vaquinha?

Uma boa atualização tem três partes curtas: o que aconteceu desde a última, quanto já entrou e o que vem agora. Cabe em cinco ou seis linhas e deve ter pelo menos uma foto.

Evite atualização só de pedido ("Ainda falta muito, ajudem!"). Ela não traz nenhuma informação nova e costuma cansar quem já doou. Quando não houver novidade de gasto, conte algo concreto: a data da cirurgia, a visita ao veterinário, a chegada do material.

Como mostrar a nota fiscal sem expor dados?

Cubra com uma tarja sólida tudo que identifica pessoas e deixe visível o que prova o gasto. Ficam visíveis: nome da loja ou do hospital, data, descrição do item e valor. Saem: CPF, endereço, telefone, número do prontuário, nome de quem não autorizou. Use a ferramenta de editar foto do celular e confira com zoom antes de publicar. Veja mais em fotos e vídeo para vaquinha.

O que fazer com o dinheiro que sobrou da vaquinha?

Use no destino que você anunciou na história e conte na prestação de contas. Se não anunciou nada, publique uma atualização dizendo o que pretende fazer antes de gastar. Opções comuns:

• Guardar para um gasto ligado à mesma causa (o próximo mês de remédio, a revisão do veterinário).
• Repassar para outra pessoa ou entidade com causa parecida, com nome e comprovante.
• Devolver a quem pedir, quando for possível.

E se o dinheiro não deu para tudo?

Diga isso com clareza: quanto entrou, o que foi pago e o que ainda falta. Na meta flexível, como na VaquinhaJá, você fica com o que foi doado mesmo sem bater a meta. Use o valor no que é mais urgente e explique a escolha. O guia o que acontece se não bater a meta mostra como comunicar.

Prestação de contas tem a ver com imposto?

Tem, indiretamente. Os comprovantes que você junta para os doadores servem também se precisar explicar o dinheiro ao contador ou à Receita. Doação recebida por pessoa física é informada como rendimento isento no Imposto de Renda, e o ITCMD é estadual, com regras diferentes em cada estado. Guarde tudo e confira com um contador e na SEFAZ do seu estado. Mais em como declarar vaquinha no imposto de renda.

Como agradecer junto com a prestação de contas?

Agradeça no começo e no fim do resumo e, se possível, mande mensagem individual para quem doou mais ou ajudou a divulgar. Não publique valores de quem doou sem autorização. Ideias e modelos em como agradecer doadores.

A VaquinhaJá está em pré-lançamento e ainda não recebe doações. Se você está planejando a sua, monte o rascunho já pensando nas datas de atualização, ou entre na lista de espera.